Presentatie en vragen informatieavond

In de maand november zijn er diverse informatieavonden geweest over de Special Olympics Nationale Spelen Den Haag 2020 in Zwolle, Nijmegen en Den Haag. Bent u niet op de informatieavond geweest of kon je vraag niet beantwoord worden? Dan zijn hieronder de PowerPoint presentatie en de meest gestelde vragen + antwoorden te vinden.

Presentatie informatieavond SONS 2020

Inschrijven

Hoe en waar kan ik de inlogcode vinden?
Antwoord: Via de website, klik in menubalk op ‘aanmelden verenigingen’ of op de gele button op de homepage van de website. Een handleiding hoe gegevens in te vullen zal daar ook te vinden zijn. Deze inlogcode heeft u in januari nodig om uw sporters en begeleiders definitief in te schrijven
De inschrijfperiode voor begeleiding wanneer is dat?
Antwoord: Het inschrijfsysteem geeft aan als u op een reservelijst komt te staan. U bent definitief verzekerd van een plaats bij de tak van sport indien ook tijdig betaald is geworden. U ontvangt hiervoor een factuur. Teruggave van geld is niet mogelijk.
Weet je gelijk of je ingeloot bent als je je inschrijft?
Antwoord: Het inschrijfsysteem geeft aan als u op een reservelijst komt te staan. U bent definitief verzekerd van een plaats bij de tak van sport indien ook tijdig betaald is geworden. U ontvangt hiervoor een factuur. Teruggave van geld is niet mogelijk.
Geldt bij het inschrijven wie het eerste komt wie het eerste maalt?
Antwoord: Ja dat is de situatie. Om iedereen een zo’n eerlijk mogelijke kans te geven is daarom gekozen om het opvragen van de inlogcode (december) los te koppelen van het definitief inschrijven ( januari 2020). Iedereen kan dan tijdig alle gevraagde informatie verzameld hebben
Zijn de problemen met de hotmail accounts opgelost?
Antwoord: Geen zekerheid te geven. Vandaar de ontkoppeling van aanvragen inlogcodes in december ( zie boven). En anders het advies een gmail account aan te maken

 

Opening

De organisatie vraagt ons om met eigen vervoer naar het stadion te komen voor de opening. Kan ik ervoor kiezen om pas na de opening in te checken bij de huisjes?
Antwoord: Ja dat kan. Tussen 22.00-23.00 uur kan nog ingecheckt worden bij Duinrell en Kijkduin. De sporters die in hotel van der Valk verblijven moeten voorafgaande aan de opening ingecheckt zijn. Afstand hotel naar ADO is 3 km
Kan ik me met al mijn bagage laten afzetten bij het stadion en met de bus mee terug?
Antwoord: Nee dat kan niet. Bij ADO kan geen bagage opgeslagen worden
Komen er kaartjes voor bezoekers voor de opening?
Antwoord: Er wordt geen entree gevraagd.
Is het handig om direct naar het stadion toe te gaan?
Antwoord: Dat is niet aan de organisatie om te bepalen. In het stadion zal niet voor eten gezorgd worden en kan er geen bagage worden opgeslagen.

 

Overnachten

Alle sporters kunnen blijven slapen?
Antwoord: Nee. Er is plaats voor 1800 a 2000 mensen. Kijk je naar het totaal aantal mensen die gaan komen, dan spreken we over 2000 sporters en 700 begeleiders. Vandaar dat de mensen uit de regio Haaglanden thuis moeten slapen. Dit is niet anders dan voorgaande edities.
Kunnen we al eerder in de huisjes?
Antwoord: Normaliter als u een vakantiepark bezoekt kunt u niet eerder terecht dan 15.00 uur. Dit heeft te maken met de wisseldag en het schoonmaken van de huisjes. We gaan in overleg met de accommodaties bekijken of we een aantal verenigingen al iets eerder kunnen laten komen. Dit zal later gecommuniceerd gaan worden.
Wij komen uit de bollenstreek, valt dat ook onder Den Haag omgeving? Dus moeten wij thuis slapen?
Antwoord: Nee u kunt zich aanmelden om te overnachten. Het gaat om de regio Den Haag, Wassenaar, Leidschendam-Voorburg, Zoetermeer, Delft, Rijswijk, Westland en alles wat daar tussen zit.
Hoe laat is de uitcheck tijd op zondag bij vd Valk? En hoe wordt het dan geregeld met onze bagage?
Antwoord: Normaliter is de uitchecktijd in hotels rond de klok van 11.00 uur. Aangezien u zelf voor vervoer dient zorg te dragen, gaan we ervan uit dat u uw bagage ook in de auto kan laten. Kiest u er toch voor om met het OV te komen dan zal het nader onderzocht moeten worden.
Gaat de defensielocatie voor skeeleren en bocce gebruikt worden?
Antwoord: Skeeleren en bocce zijn 1 daagse activiteiten, echter wel behorend tot de officiële Special Olympics sporten. Als organisatie zijn we vanuit Special Olympics Nederland niet verplicht onderdak te bieden. Den Haag wil als geste naar deze groep sporters wel 1 nacht aanbieden en dat kan dan op deze locatie.

o Het is geen hotel, het zijn eenvoudige kamers waar 1 bed en mogelijk 1 veldbed komt te staan. Zo kunnen we indien gewenst deze groep daar onderbrengen.
o De overnachting geldt vooralsnog voor vrijdag op zaterdag. Voor eten wordt gezorgd.
o U dient zelf voor vervoer te zorgen naar de skeelerbaan in Nootdorp of de bocce baan in de sportcampus Zuiderpark

Is er ook een overnachtingsmogelijkheid voor Beachvolleybal en MATP?
Antwoord: Vooralsnog is het antwoord nee. Beachvolleybal is net als MATP een side event. We zien side events vooral als activiteiten om mensen te enthousiasmeren om op laagdrempelig niveau deel te nemen.

o Tijdens de side events zal geen divisioning plaatsvinden. Er zullen zeker medailles uitgereikt worden, maar dit zullen niet de officiële zijn.

Indien er uitdagingen zijn om onderdak te bieden aan mensen. Is het dan een optie voor ouders om met een camper te komen?
Antwoord: Mensen met een camper zijn uiteraard van harte welkom. De organisatie zal dit niet faciliteren op 1 van de parken. Kijkduin wil bijvoorbeeld geen kampeerplaatsen afstaan aan Special Olympics. Wellicht dat iemand op persoonlijke titel wel een plaats kan reserveren. U dient tevens voor de andere voorzieningen te zorgen.
Mogen we een eigen tent meenemen naar het park?
Antwoord: Zie antwoord hierboven.
Hoe groot is de afstand tussen Hotel vd Valk en het zwembad (Hofbad)
Antwoord: 1,6 km. Dit is volgens Google Maps 21 minuten wandelen

 

Sportgerelateerd

Zijn hand bikers toegestaan met wielrennen?
Antwoord: Nee helaas is handbiken onderdeel voor lichamelijk gehandicapten.
Atletiek: we hebben 1 blinde sporter bij ons. Deze sporter moet begeleid worden tijdens het rennen. We hebben 1 buddy voor hem, mag ik mee rennen en zo ja is er dan een extra baan voor mij?
Antwoord: Ja dit moet extra gemeld worden als Unified partner.
Korfbal: we hebben 1 sporter die speciale begeleiding nodig heeft, mogen we die als extra begeleider meenemen of valt dit binnen de 1 op 3?
Antwoord: Uitzonderingen in bijzondere gevallen kan als extra begeleiding! Wel na een aparte mail vanuit de vereniging.
Unified sporters worden aan 1 sporter gekoppeld, die worden niet als begeleiding gezien
Antwoord: Nee die worden niet als begeleiding gezien.
Worden er weer buitenlandse teams uitgenodigd?
Antwoord: Nee er worden geen buitenlandse teams uitgenodigd.
Korfballen 4 en 8 tallen?
Antwoord: Ja
Hoe zit het met de scheidsrechters voor bijvoorbeeld tafeltennis?
Antwoord: Dat regelt de vereniging.
Zijn er maximaal aantal atleten per onderdelen?
Antwoord: Dat verschilt per sport. In de handleiding staat het maximaal aantal atleten wat is toegestaan per sport.
Waarom is skeeleren maar 1 dag?
Antwoord: Eerst zal er helemaal geen skeeleren zijn, maar de organisatie heeft uiteindelijk besloten om het toch te organiseren. Dus we zijn er al blij mee dat het 1 dag is, aangezien het er eerst helemaal niet georganiseerd zal worden.

 

Catering

Is het een idee om de lunchpakketten uit te delen waar je ook het ontbijt geeft?
Antwoord: Nee dat is geen optie. Dit heeft te maken met een lunchpakket wat bedorven kan raken als het de hele ochtend in je sporttas zit. Lunchpakketten gaan uitgedeeld worden op de locaties
We slapen met een paar teams op Duinrell. Dit hebben we zelf geregeld los van de organisatie. Moeten we zelf ontbijt regelen?
Antwoord: Ja hier heeft u zelf zorg voor te dragen omdat dit ook geldt voor alle andere mensen die zelf iets geregeld hebben of thuis slapen. 1
Hoe gaat het met het avondeten? Moet er een kookcursus gevolgd worden vroeg iemand met een knipoog?
Antwoord: om apart een tent neer te gaan zetten met gaarkeukens is financieel niet haalbaar.

o In de huisjes zijn faciliteiten aanwezig om op te warmen. Voor de mensen die overnachten in het hotel ligt dat anders.
o Zoals nu gepland zal voor de zaterdagavond een pastamaaltijd gereed staan met wat salade en een toetje. Dit kan door u opgewarmd worden. Voor wat betreft de vrijdagavond zijn we er nog niet uit. Mogelijk opteren we voor soep en kant en klare pannenkoeken. Het staat u uiteraard vrij om zelf voor iets anders te zorgen.

 

Vervoer

Hoe wordt omgegaan met mensen die met het OV komen?
Antwoord: Nog geen antwoord op voor de mensen van Kijkduin en Duinrell. Voor de mensen die in vdr Valk verblijven zie onderstaand.
Als je bij hotel vdr Valk verblijft hoe wordt dan het vervoer geregeld?
Antwoord: De zwemmers, tafeltennissers en paardrijders verblijven in dit hotel. Ze dienen zelf voor vervoer te zorgen gedurende het hele weekend!
Wat is de afstand tussen hotel vdr Valk en het Hofbad waar het zwemmen plaatsvindt
Antwoord: Afstand is 1,6 km. Google maps geeft aan dat het 21 minuten wandelen is.

 

Feestavond

Waar gaan de feestavonden plaatsvinden?
Antwoord: Na peiling in het land kiest de meerderheid voor een feestavond op eigen locatie. De afstand tussen Kijkduinpark en Duinrell bedraagt minimaal 30 minuten als het verkeer meezit. Dit staat nog los van de tijd dat mensen in auto’s en bussen moeten stappen en op het park naar de feestlocatie moeten lopen.

o Voor dit moment betekent het concreet: een feestavond op het strand voor de bewoners van Roompot Kijkduin en een feest op Duinrell. Voor wat betreft hotel vdr Valk: dit wordt nader onderzocht.

Laat staan dat ik op Duinrell slaap en toch graag naar het feest op het strand wil, kan dat?
Antwoord: Ja u bent van harte welkom. U dient wel zelf voor het vervoer heen en terug te zorgen. Immers op uw eigen locatie organiseren we al een feestje.
Mensen die gebruik maken van een rolstoel hoe komen zij het strand op?
Antwoord: Dat wordt nader onderzocht. Er zijn speciale strandrolstoelen. Nog geen concreet antwoord voor dit moment.
Hoe wordt omgegaan met eventueel slecht weer tijdens de feestavond? Ook ivm mogelijk onderkoeld raken
Antwoord: Net zoals je een kaartje boekt voor bijvoorbeeld Concert at Sea in Zeeland zal ook in 2020 gelden: zorg zelf voor de juiste kleding bij het juiste weertype. Of het nu warm of koud of nat weer is.

o Is het weer dusdanig slecht dan wordt het feest afgelast. Veiligheid van een ieder staat voorop! Net zoals een wedstrijd die vanwege slecht weer niet doorgaat, hoe spijtig ook. Laten we er met zijn allen van uitgaan dat het gewoon lekker feestweer wordt.

 

Side events

Wanneer zijn de side-events?
Antwoord: Deze vinden op zaterdag 13 juni 2020 plaats.
Wanneer komt er duidelijkheid over het side-event beachvolleybal voor wat betreft het overnachten
Antwoord: Dat zal pas duidelijk worden nadat iedereen is ingeschreven en slaapplekken zijn toegewezen. Ook die van de officials. Is er daarna een plek over dan zijn mensen van harte welkom.

o Net zoals bocce en skeeleren bieden wij dan maximaal 1 overnachting aan.
o We zien side events vooral als activiteiten om mensen te enthousiasmeren om op laagdrempelig niveau deel te nemen. We gokken ook op deelname van de meeste mensen uit de directe omgeving. Neemt niet weg dat sporters elders uit het land van harte welkom zijn!!
o Tijdens de side events zal geen divisioning plaatsvinden. Er zullen zeker medailles uitgereikt worden, maar dit zullen niet de officiële zijn.

Indien ik wil mee doen aan de wandeling, maar ik doe niet mee aan het weekend, mag ik dan ook de opening bijwonen?
Antwoord: U bent van harte welkom om aansluitend aan de wandeling de opening bij te wonen. U zal dan plaatsnemen op de tribune. Er zijn geen kosten verbonden aan de wandeling
Ik wil meedoen aan de wandeling en ben tevens ingeschreven voor SONS 2020. Hoe gaat dat dan?
Antwoord: U hoeft geen extra kosten te betalen voor de wandeling.

o U hoeft geen extra kosten te betalen voor de wandeling
o Zorg er wel voor dat u uw accreditatiepas om heeft
o U dient zelf voor uw eten te zorgen indien u niet eerst gaat inchecken bij uw overnachtingslocatie (immers in de huisjes/hotel hebben we een maaltijd voor u geregeld)
o Na de wandeling wordt u naar de ingang van het stadion geleid waar u zich bij uw vereniging/ provincie kan opstellen om deel te nemen aan de parade van de sporters.

Indien ik aan een side event deelneem, mag ik dan ook de opening bijwonen?
Antwoord: u bent van harte welkom om de opening bij te wonen. Dat kan in ieder geval meegenietend vanaf de tribune. Er wordt nog onderzocht of u ook kan meelopen met de parade. Mogelijk is dat niet mogelijk ivm de totale hoeveelheid mensen, duur van de parade en de veiligheid. Hierover communiceren we later meer.

 

Financiën

Hoe is de kostprijs van €425 in de presentatie tot stand gekomen?
Antwoord: Het totale event is begroot op €1.145.000. We verwachten dat er 2000 sporters en 700 begeleiders komen. Deel je dit op elkaar dan kom je uit op het bedrag van € 425.- aan kosten voor 1 sporter of begeleider

o De bijdrage die we aan de sporters/begeleiders vragen is als volgt:

§ Het hele weekend met 2 x overnachtingen Lid bond €76,55 Geen lid €79,60

§ Het hele weekend zonder overnachtingen Lid bond €48,95 Geen lid €52,00

§ 1-daags toernooi bocce/ skeeleren met 1 overnachting bij defensie: €35,00

§ 1-daags toernooi bocce/skeeleren en side events beachvolley, MATP, honkbal en voetbal voor sporters die niet lid zijn van een vereniging maar graag willen deelnemen, zonder overnachting:

€ 17,50

Ik meld me aan maar daarna blijkt dat mijn sporter het niet kan betalen. Krijg ik het geld dan terug?
Antwoord: De maand december kunt u gebruiken om gegevens die nodig zijn om u in te schrijven te onderzoeken. Zo ook of een sporter het kan betalen. Heeft u eenmaal op de knop definitief inschrijven gedrukt dan is terugbetaling niet meer mogelijk. Tot 1 maart kunt u wel gegevens wijzigen, niet het aantal spelers.
Hoe gaat het betalen in zijn werk? Via Ideal?
Antwoord: Betaling via Ideal zou voor de organisatie prettig zijn. Echter hebben we ook het besef dat een coach/vrijwilliger de inschrijving mogelijk zal verrichten, terwijl de vereniging moet betalen. Om dit te omzeilen zal een factuur gestuurd worden naar de vereniging. Controleer svp wel dat betaling snel plaatsvindt. Bij te laat betalen wordt uw plekje aan een ander team/sporter van de reservelijst toegewezen.

 

Algemeen

Wanneer vindt de accreditatiedag plaats?
Antwoord: Deze stond aanvankelijk gepland op 16 mei. Ivm de Invictus Games in die periode en het niet beschikbaar zijn van de te huren Sportcampus wordt deze dag verschoven naar 23 mei 2020.

o Bij de organisatie is het besef aanwezig dat deze datum wellicht niet optimaal is ivm Hemelvaartsdag. We gaan er toch vanuit dat alle verenigingen een

vertegenwoordiger kunnen afvaardigen om de laatste info en accreditatiepassen op te komen halen.
o Programma volgt later

Is er een doventolk aanwezig bij de opening en tijdens het weekend? Of moeten we deze zelf meenemen? Zo ja, valt dit dan binnen de begeleiders (1 begeleider op 3 sporters)?
Antwoord: Dit zal nader onderzocht worden hoe hiermee om te gaan
Hoe lang is een VOG geldig? Moeten we elk jaar een nieuwe aanvragen voor onze vrijwilligers/begeleiders?
Antwoord: De VOG mag 2 jaar geldig zijn. Dus die van de vorige editie moet vervangen worden.

o De VOG mag 2 jaar geldig zijn. Dus die van de vorige editie moet vervangen worden.
o Special Olympics Nederland zal ook een controle uitvoeren.

Is jullie crew kleding te koop?
Antwoord: Wat een leuke vraag. Nee vooralsnog is dit niet te koop. We hebben een paar shirts en jasjes gekocht ivm de herkenbaarheid.
Waar worden waardevolle spullen zoals tandems etc opgeslagen?
Antwoord: 1e reactie is: dat zal met kettingen bij de huisjes moeten gebeuren. We zullen navraag doen of dit ook ergens op het park kan plaatsvinden.
Waar vindt het Healthy Atlethes programma plaats?
Antwoord: Dit zal alleen in een sporthal vlakbij vakantiepark Roompot plaatsvinden. Er zal een treintje rijden vanaf de overnachtingslocatie aldaar naar de sporthal